Laskupohja toiminimelle — kaksi versiota sen mukaan, oletko alv-rekisterissä

Toiminimellä on kaksi erilaista laskupohjaa, ja oikea valitaan yhdellä kysymyksellä: oletko arvonlisäverovelvollisten rekisterissä? Rekisterissä olevan laskulla on arvonlisävero eriteltynä. Rekisterin ulkopuolella olevan laskulla arvonlisäveroa ei ole lainkaan, ei edes nollana.

Moni valmis pohja on tehty vain ensimmäiseen tilanteeseen. Osa neuvoo kirjoittamaan toiseen "ALV 0 %", mikä on väärin. Alla ovat molemmat pohjat kenttä kentältä.

Kumpi pohja on sinun

Arvonlisäverovelvollisuus alkaa, kun liikevaihto ylittää kalenterivuoden aikana 20 000 euroa. Raja nousi 15 000 eurosta 1.1.2025, ja moni ohjesivu kertoo yhä vanhan rajan. Rajaan katsotaan sekä kuluvan että edellisen kalenterivuoden liikevaihtoa (Verohallinto, Arvonlisäveroton vähäinen toiminta).

• Pohja A: olet alv-rekisterissä, joko koska raja ylittyi tai koska hakeuduit vapaaehtoisesti
• Pohja B: liikevaihtosi jää alle 20 000 euron, etkä ole hakeutunut rekisteriin

Y-tunnus ei ratkaise tätä. Toiminimellä on Y-tunnus aina, mutta arvonlisäverorekisteröinti on siitä erillinen asia.

Pohja A: toiminimi, joka on alv-rekisterissä

Kentät laskun ylälaidasta alas. Kohdat 1–11 vaatii arvonlisäverolain 209 e §. Kohdat 12–15 eivät ole lain vaatimuksia, mutta ilman niitä asiakas ei osaa maksaa.

1. Myyjän nimi ja osoite: toiminimen nimi sellaisena kuin se on kaupparekisterissä
2. Myyjän Y-tunnus muodossa 1234567-8
3. Ostajan nimi ja osoite
4. Laskun päivämäärä
5. Laskun numero, joka on juokseva
6. Toimitus- tai suorituspäivä, jos se on eri kuin laskun päivä
7. Tuotteen tai palvelun laji ja määrä, esimerkiksi "Graafinen suunnittelu, 10 h"
8. Yksikköhinta ilman arvonlisäveroa ja mahdollinen alennus
9. Veron peruste eli veroton summa kultakin verokannalta erikseen
10. Verokanta, tavallisimmin yleinen kanta 25,5 %
11. Arvonlisäveron määrä euroina
12. Laskun loppusumma verollisena
13. Eräpäivä tai maksuehto
14. Tilinumero IBAN-muodossa
15. Viitenumero

Jos laskulla on eri kantojen rivejä, esimerkiksi palvelua 25,5 %:n ja kirjoja 13,5 %:n kannalla, kohdat 9–11 tehdään kummallekin kannalle erikseen. Voimassa olevat kannat ovat 25,5 %, 13,5 %, 10 % ja 0 %.

Kun asiakas on toisessa EU-maassa toimiva yritys, laskulle tulevat lisäksi ostajan arvonlisäverotunniste ja merkintä käännetystä verovelvollisuudesta, ks. palvelun lasku EU-yritykselle. Silloin myös oma tunnisteesi merkitään FI-muodossa, ks. myyjän alv-tunniste laskussa.

Pohja B: toiminimi, joka ei ole alv-rekisterissä

Pohja on lyhyempi, koska kaikki arvonlisäveroon liittyvät kentät jäävät pois.

1. Myyjän nimi ja osoite
2. Myyjän Y-tunnus
3. Ostajan nimi ja osoite
4. Laskun päivämäärä
5. Laskun numero
6. Toimitus- tai suorituspäivä, jos se on eri kuin laskun päivä
7. Tuotteen tai palvelun laji ja määrä
8. Hinta ja laskun loppusumma
9. Maininta, ettei myyjä ole arvonlisäverovelvollinen, esimerkiksi "Myyjä ei ole arvonlisäverovelvollinen (arvonlisäveroton vähäinen toiminta)"
10. Eräpäivä, IBAN ja viitenumero

Laskulla ei saa olla verokantaa eikä veron määrää. Verohallinnon ohjeen Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa mukaan laskussa ei saa mainita veron määrää tai verokantaa, jos myyjää ei ole merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. ALV 0 % on verokanta, joten sekin jää pois. Kohta 9 kertoo asiakkaan kirjanpitäjälle, miksi veroa ei ole.

Väärin merkitty vero ei myöskään auta asiakasta. Jos myyjä merkitsee laskulle arvonlisäveroa, vaikka ei ole rekisterissä, ostaja ei saa vähentää sitä.

Pohja B:n kentät eivät ole yhtä tiukasti säädeltyjä kuin pohja A:n. Verohallinnon mukaan arvonlisäverolain laskutusvaatimukset eivät useinkaan koske yritystä, jonka myynti jää vähäisen toiminnan rajan alle. Myynnistä on kuitenkin aina oltava tosite kirjanpitoa varten, ja asiakas tarvitsee tiedot omaan kirjanpitoonsa. Kohdat 1–8 kannattaa siksi pitää samoina kuin pohja A:ssa.

Kun raja ylittyy kesken vuoden

Pohja vaihtuu siitä myynnistä alkaen, jolla 20 000 euron raja ylittyy. Verohallinnon mukaan velvollisuus suorittaa arvonlisäveroa alkaa rajan ylittämisajankohdasta, ja rajan ylittävä myynti on kokonaisuudessaan verollista. Kun huomaat rajan ylittyvän, ilmoittaudu arvonlisäverovelvolliseksi. Sinut merkitään rekisteriin siitä hetkestä, kun raja ylittyi.

Käytännössä tämä tarkoittaa kahta asiaa. Laskussa, jonka myynnillä raja ylittyy, on jo arvonlisävero eli pohja A. Aiempia laskuja ei korjata, koska ne myynnit olivat verottomia.

Jos rekisteröinti on vasta vireillä, laskulle saa merkitä veron ja verokannan, kun laskussa lukee "alv-rekisteröinti vireillä". Jos sinua ei lopulta merkitä rekisteriin, Verohallinnon mukaan sinun on annettava asiakkaille oikaisulaskut (Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa).

Toimituspäivä puuttuu useimmista pohjista

Valmiissa pohjissa on yleensä laskun päivä ja eräpäivä, mutta ei toimituspäivää. Sen saa jättää pois vain, kun työ on tehty tai tavara toimitettu samana päivänä kuin lasku on päivätty. Muuten päivä tai jakso merkitään, esimerkiksi "Suoritettu 1.–30.9.2026".

Pohja A:ssa toimituspäivä ratkaisee, minkä kuukauden arvonlisäveroon myynti kuuluu, kun vero tilitetään suoriteperusteisesti. Siksi se on laissa vaatimuksena eikä pelkkänä tapana.

Enintään 400 euron lasku

Kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa, pohja A:sta saa käyttää kevennettyä versiota. Siinä hinnat saa ilmoittaa verollisina, kunhan veron määrä on laskulla. Veron perustetta ei tarvitse eritellä. Kevennetty lasku ei käy EU-myyntiin, jossa ostaja maksaa veron.

Kotitalouksille laskuttavan toiminimen lisäkentät

Jos asiakas on kotitalous, joka hakee työstä kotitalousvähennystä, laskulle kannattaa lisätä kaksi asiaa:

• Työn osuus erikseen tarvikkeista ja matkakuluista, koska vähennys koskee vain työtä
• Maininta, että olet ennakkoperintärekisterissä, koska vähennys edellyttää sitä aina

Vähennyksen prosentti ja enimmäismäärä muuttuvat, joten tarkista ne Verohallinnon sivulta Kotitalousvähennys.

Laskun numerointi toiminimellä

Numeron on oltava juokseva ja yksilöitävä lasku, joten samaa numeroa ei käytetä kahdesti. Verohallinnon mukaan verovelvollinen saa käyttää eri tunnistesarjoja, eli rinnakkaiset numerosarjat ovat sallittuja.

Yleisimmät virheet toiminimen laskupohjassa

• Vanha 24 prosentin kanta tai vanha 15 000 euron raja
• ALV 0 % laskulla, vaikka myyjä ei ole alv-rekisterissä
• Toimituspäivä puuttuu, vaikka työ on tehty eri kuussa kuin lasku päivätty
• Veron peruste yhtenä summana, vaikka laskulla on kahta kantaa
• Lain vaatimukset ja maksutiedot sekaisin, jolloin pakollinen kohta jää huomaamatta

Kenttien perustelut pykälä kerrallaan ovat oppaassa laskun pakolliset tiedot toiminimi.

Tee lasku ilman pohjatiedostoa

Word- tai Excel-pohjassa kaava pitää korjata itse, kun kanta muuttuu. Laskusen laskulomake tekee kummankin pohjan selaimessa ja tarkistaa pakolliset kohdat ennen kuin PDF syntyy. Laskun tiedot eivät lähde laitteeltasi.