Laskun pakolliset tiedot: mitä laki vaatii ja mikä on vain tapaa

Laskun pakolliset tiedot luetellaan arvonlisäverolain 209 e §:ssä, ei kirjanpitolaissa eikä missään laskutusstandardissa. Luettelo koskee laskua, jonka myyjä antaa toiselle yritykselle tai muulle oikeushenkilölle. Se on sama toiminimelle, osakeyhtiölle ja yhdistykselle.

Kaksi asiaa jää useimmista luetteloista pois. Eräpäivä, viitenumero ja tilinumero eivät ole lain vaatimia tietoja, vaikka lähes jokaisessa laskussa ne ovat. Ja luettelo ei ole joka laskulla sama: alle 400 euron lasku kevenee, kuluttajalle ei tarvitse antaa lain mukaista laskua lainkaan, ja EU-myynnissä tulee lisämerkintöjä ja määräaika.

Laissa luetellut tiedot

Laskussa on oltava seuraavat tiedot (AVL 209 e § 1 mom.):

1. Laskun antamispäivä
2. Juokseva tunniste, joka yksilöi laskun — käytännössä laskun numero. Numerosarjoja saa olla useampi
3. Myyjän arvonlisäverotunniste — kotimaan laskulla se on Y-tunnus
4. Ostajan arvonlisäverotunniste, jos ostaja on ostosta verovelvollinen tai kyse on tavaroiden yhteisömyynnistä
5. Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
6. Myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
7. Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä, jos se on eri kuin laskun päivä
8. Veron peruste kunkin verokannan tai verottomuuden osalta, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole otettu huomioon yksikköhinnassa
9. Verokanta
10. Suoritettavan veron määrä
11. Merkintä verottomuudesta tai viittaus säännökseen, jos myynnistä ei suoriteta veroa
12. Merkintä "käännetty verovelvollisuus", jos ostaja on myynnistä verovelvollinen
13. Merkintä "itselaskutus", jos ostaja laatii laskun
14. Hyvitys- tai muutoslaskussa yksiselitteinen viittaus alkuperäiseen laskuun

Laissa on lisäksi kohtia, jotka koskevat vain harvoja: uusien kuljetusvälineiden myynti toiseen EU-maahan, voittomarginaalijärjestelmä (käytetyt tavarat, taide-esineet, keräily- ja antiikkiesineet, matkatoimistot) ja sijoituskulta. Hyvitysviittaus on laissa kohta 18, mutta se on nostettu yllä muiden joukkoon, koska se koskee jokaista laskuttajaa.

Kolme kohtaa kaatuu käytännössä useimmin:

• Veron peruste verokannoittain. Jos laskulla on sekä yleisen (25,5 %) että alennetun (13,5 %) kannan rivejä, veroton summa ja veron määrä ilmoitetaan kummallekin erikseen. Yksi yhteissumma ei riitä
• Toimituspäivä. Sen saa jättää pois vain, kun se on sama kuin laskun päivä tai sitä ei voi määrittää. Kuukauden vaihteen yli menevässä työssä toimituspäivä ratkaisee, minkä kauden veroihin myynti kuuluu
• Tunniste väärässä muodossa. Kotimaassa Y-tunnus 1234567-8 riittää; FI-muoto FI12345678 kuuluu EU-myyntiin. Ero on selitetty oppaassa milloin laskulle merkitään ALV-tunniste

Luettelo ei ole muotoseikka. Ostajan oikeus vähentää laskun arvonlisävero edellyttää, että lasku täyttää nämä vaatimukset, joten puute palaa myyjälle ostajan kirjanpitäjän kautta.

Mikä laskulla on tavan vuoksi eikä lain

Nämä ovat lähes jokaisella laskulla, mutta arvonlisäverolaki ei vaadi niitä:

• Eräpäivä ja maksuehto
• Tilinumero (IBAN) ja BIC
• Viitenumero
• Viivästyskorko ja huomautusmaksu
• Yhteyshenkilö, puhelinnumero ja sähköposti
• Ostajan Y-tunnus kotimaan tavallisessa myynnissä

Se ei tarkoita, että ne kannattaisi jättää pois. Ilman eräpäivää ja tilinumeroa asiakas ei tiedä, milloin ja minne maksaa, eikä ilman sovittua viivästyskorkoa ole selvää, mitä myöhästyminen maksaa. Mutta jos laskulta puuttuu viitenumero, lasku ei ole virheellinen: maksun voi yksilöidä myös viestillä, ks. lasku ilman viitenumeroa.

Ero on tärkeä kahteen suuntaan. Moni luettelo esittää maksutiedot pakollisina, jolloin pelkää turhaan. Ja samoissa luetteloissa jää usein pois se, mikä oikeasti on pakollista — tavallisimmin toimituspäivä ja veron peruste verokannoittain.

Kevennetty lasku: alle 400 euroa

Kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa, laskulla tarvitsee olla vain (AVL 209 f §):

1. Laskun antamispäivä
2. Myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste
3. Myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
4. Suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain

Hyvityslaskussa viittaus alkuperäiseen laskuun tarvitaan myös kevennetyssä laskussa. Ostajan tietoja, laskun numeroa tai toimituspäivää ei vaadita.

Sama kevennys koskee summasta riippumatta vähittäiskauppaa ja muuta lähes yksinomaan yksityishenkilöille myyvää toimintaa, ravintola- ja ateriapalveluja, henkilökuljetuksia sekä pysäköintiautomaattien kuitteja.

Kevennettyä laskua ei saa käyttää tavaroiden etämyynnissä, tavaroiden yhteisömyynnissä eikä muussa EU-maassa tapahtuvassa myynnissä, josta ostaja on verovelvollinen. Näissä täysi luettelo on pakollinen euromäärästä riippumatta.

Kun ostaja on yksityishenkilö

Arvonlisäverolaki vaatii laskun, kun ostaja on elinkeinonharjoittaja tai muu oikeushenkilö (AVL 209 b §). Kotimaan myynnistä kuluttajalle lain mukaista laskua ei tarvitse antaa lainkaan. Kuitti tai vapaamuotoinen lasku riittää.

Poikkeuksia ovat tavaroiden etämyynti toiseen EU-maahan ja uuden kuljetusvälineen myynti toiseen EU-maahan: niistä lasku on annettava myös yksityishenkilölle.

Jos et ole arvonlisäverovelvollinen

Laskulle ei saa merkitä verokantaa eikä veron määrää, jos myyjää ei ole merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin (AVL 209 e § 3 mom.). Myös "ALV 0 %" on verokanta, joten sitäkään ei merkitä, vaikka moni laskupohja ehdottaa sitä. Laskulle merkitään sen sijaan peruste, miksi veroa ei ole, esimerkiksi "Ei arvonlisäverovelvollinen, vähäinen toiminta (AVL 3 §)".

Muut luettelon kohdat koskevat silti: päiväys, numero, osapuolet, Y-tunnus, kuvaus ja toimituspäivä. Y-tunnus on arvonlisäverotunnisteen paikalla, eikä FI-muotoista tunnistetta keksitä.

Yksi tilanne on välissä. Jos olet hakenut arvonlisäverorekisteriin eikä päätöstä ole vielä tullut, veron ja verokannan saa merkitä, kun laskulla on merkintä siitä, että rekisteröinti on vireillä. Hakeutumisesta kerrotaan oppaassa kannattaako hakeutua alv-velvolliseksi.

EU-myynnissä ja käännetyssä verovelvollisuudessa

Kun ostaja on verovelvollinen — rakentamispalveluissa kotimaassa tai palvelumyynnissä toisen EU-maan yritykselle — laskulle ei merkitä verokantaa eikä veron määrää. Niiden sijaan ilmoitetaan veron peruste kunkin tavara- ja palvelulajin osalta, ostajan arvonlisäverotunniste ja merkintä "käännetty verovelvollisuus". Tavaroiden yhteisömyynnissä laskulle merkitään verottomuuden peruste ja ostajan tunniste.

Näillä laskuilla on myös määräaika (AVL 209 c §): tavaroiden yhteisömyynnistä ja EU-yritykselle myydystä palvelusta lasku on annettava viimeistään toimitus- tai suorituskuukautta seuraavan kuukauden 15. päivänä.

Merkinnät riveittäin näkyvät oppaassa käännetty verovelvollisuus: laskun malli, ja EU-palvelumyynti omassa oppaassaan käännetty verovelvollisuus EU-myynnissä.

Kysymyksiä, joihin luettelot eivät vastaa

Onko laskun lähettämiselle määräaika?

Kotimaan kaupassa ei arvonlisäverolain mukaan. Ainoat lakisääteiset määräajat ovat edellisen osion EU-myynnit. Pääsäännön (suoriteperusteen) mukaan myynti kohdistetaan arvonlisäverotuksessa kuitenkin toimituskuukaudelle eikä laskun päivälle, joten myöhään lähetetty lasku ei siirrä veroa myöhemmäksi. Maksuperustetta käyttävällä pienyrityksellä kohdistus seuraa maksua.

Millä kielellä ja valuutalla laskun saa tehdä?

Tiedot saa merkitä millä tahansa kielellä (AVL 209 e §). Hinnat saa ilmoittaa muussakin valuutassa kuin euroissa, mutta veron määrä merkitään sen maan valuutassa, jossa myynti tapahtuu — kotimaan myynnissä siis euroina myös dollarilaskulla.

Voiko laskun koota useammasta asiakirjasta?

Voi. Jos osa tiedoista on ostajalla jo aiemmassa asiakirjassa, esimerkiksi sopimuksessa tai tilausvahvistuksessa, asiakirjat muodostavat yhdessä laskun, kun lasku viittaa yksiselitteisesti aiempaan asiakirjaan (AVL 209 e § 2 mom.). Tätä ei saa käyttää tavaroiden etämyynnissä, yhteisömyynnissä eikä muussa EU-myynnissä, josta ostaja on verovelvollinen.

Kuinka kauan laskut on säilytettävä?

Arvonlisäverolain mukaan vähintään kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jolle myynti tai osto kohdistuu (AVL 209 n §). Sähköinen säilytys käy, kunhan lasku pysyy muuttumattomana ja luettavana koko ajan.

Riittääkö PDF sähköpostissa?

Riittää. Laskun voi antaa paperilla tai ostajan suostumuksella sähköisesti, ja PDF on sähköinen lasku siinä missä verkkolaskukin. Tietosisältövaatimukset ovat samat muodosta riippumatta.

Jos laskusta puuttui jotain

Lähetettyä laskua ei muokata. Jos lasku on jo kirjattu, annetaan hyvityslasku, jossa on viittaus alkuperäisen laskun numeroon, ja sen jälkeen uusi lasku. Pelkän puuttuvan tiedon voi korjata myös muutoslaskulla, joka viittaa alkuperäiseen yksiselitteisesti.

Toiminimen kannalta sama luettelo ja sen tavallisimmat puutteet on käyty läpi oppaassa mitkä tiedot toiminimen laskussa on oltava.

Tarkista ennen lähettämistä

Laskusen laskulomake käy läpi arvonlisäverolain 209 e §:n merkinnät ja kertoo puuttuvat kohdat lainkohdittain ennen kuin PDF syntyy. Kotimaan, EU:n ja käännetyn verovelvollisuuden laskuilla tarkistus vaihtuu myynnin lajin mukaan. Tarkistus tapahtuu selaimessasi, eivätkä laskun tiedot lähde laitteeltasi.