Voiko viitenumero olla sama usealla laskulla

Voi, mutta vain silloin, kun samalla viitteellä maksetaan saman asiakkaan toistuvaa saatavaa. Erillisillä laskuilla on oletuksena kullakin oma viitteensä. Viitteen tehtävä on kertoa, mihin saatavaan maksu kuuluu. Jos kahdella laskulla on sama viite, maksu ei enää kerro sitä.

Sama viite tulee vastaan kolmessa aivan eri tilanteessa: myyjänä omia laskuja tehdessä, verojen maksajana ja luoton tai vuokran maksajana. Vastaus on jokaisessa eri.

Myyjänä: laskukohtainen vai asiakaskohtainen viite

Finanssialan kotimaisen viitenumeron rakenneohjeen mukaan laskuttaja saa muodostaa viitteen vapaasti, esimerkiksi asiakasnumerosta tai laskun numerosta. Valinta ratkaisee, toistuuko viite.

• Laskun numerosta tehty viite on jokaisella laskulla eri. Tämä on oikea

oletus, kun laskut ovat erillisiä kauppoja: jokainen maksu kohdistuu suoraan oikeaan laskuun.

• Asiakasnumerosta tehty viite on saman asiakkaan kaikilla laskuilla sama.

Se sopii säännöllisesti toistuviin maksuihin, kuten vuokriin, vastikkeisiin ja osamaksuihin. Rakenneohje neuvoo jättämään niissä eränumeron pois viitteestä, koska maksulla kuitataan yleensä vanhin saatava.

Asiakaskohtainen viite toimii siis vain, jos kirjanpitosi kuittaa maksut vanhimmasta avoimesta saatavasta alkaen. Silloin ei ole väliä, mistä kuukaudesta maksaja ajatteli maksavansa.

Milloin sama viite on virhe

Jos lähetät samalle asiakkaalle kaksi erillistä laskua samalla viitteellä, palaat samaan tilanteeseen kuin lasku ilman viitenumeroa:

1. Kaksi samansuuruista laskua. Tiliotteesta ei näe, kumpi tuli maksetuksi.
2. Osasuoritus. Ei tiedetä, kumman laskun saldoa se pienentää.
3. Maksumuistutus. Muistutus lähtee helposti laskusta, joka on jo maksettu.

Yleisin syy toistuvaan viitteeseen on, että viite on kopioitu edellisestä laskusta pohjaa käytettäessä. Kun teet uuden laskun vanhan päälle, vaihda laskun numero ja laske viite uudelleen. Laskusen viitenumerolaskuri muodostaa viitteen laskun numerosta.

Verot: sama viite kaikille veroille

Verohallinnon yleinen verojen viitenumero on tarkoituksella sama kaikille veroille. Se on asiakaskohtainen, ja sillä voi maksaa muun muassa tuloverot (ennakkovero, lisäennakko, jäännösvero), kiinteistöveron, arvonlisäveron, työnantajasuoritukset, valmisteverot ja muut oma-aloitteiset verot sekä autoveron, lahjaveron ja varainsiirtoveron.

Verohallinto kohdistaa yleisellä viitteellä maksetun summan veroille niiden eräpäivinä, vanhimmasta erääntyneestä alkaen. Saman päivän veroista ensimmäisinä ovat ennakonpidätykset, sitten työnantajan sairausvakuutusmaksu, arvonlisävero, valmisteverot ja muut oma-aloitteiset verot.

Yleistä viitettä ei voi käyttää näihin:

• maksujärjestelyssä tai ulosotossa olevat verot
• OSS-erityisjärjestelmän arvonlisävero
• perintövero
• valmisteverojen kertaluonteiset vakuudet

Varainsiirtoveroon Verohallinto suosittelee veron omaa viitettä. Yleisellä viitteellä maksu kohdistuu vasta eräpäivänä.

Yleisen viitteen löytää OmaVerosta kohdasta Maksutilanne → Verojen maksaminen ja maksutiedot → Yleisellä verojen viitenumerolla maksaminen. Yhteisöjen verkkolaskuilla on aina yleinen viite.

Älä sekoita yleistä viitettä ja verolajiviitteitä

Verohallinnon ohje on yksiselitteinen: käytä joko yleistä viitettä tai verolajien omia viitteitä, älä molempia. Jos maksat osan yleisellä ja osan verolajin viitteellä, maksut voivat kohdistua eri veroille kuin tarkoitit.

Yleinen viite ja sen kohdistusjärjestys koskevat Verohallinnon ohjeessa yrityksiä ja yhteisöjä. Yksityishenkilöillä ja toiminimillä on omat ohjeensa, ja esimerkiksi toiminimen ennakkoveron verkkolaskulla on verolajin viite. Tarkista oma viitteesi OmaVerosta.

Luotto, osamaksu tai vuokra: sama viite on tarkoituksellinen

Jos maksat lainaa, osamaksua, vuokraa tai vastiketta ja jokaisessa laskussa on sama viite, kyse ei ole virheestä. Laskuttaja on muodostanut viitteen asiakkuudesta tai sopimuksesta, ja maksut kuittaavat vanhimman erääntyneen erän. Jos uudessa laskussa on kuitenkin eri viite, käytä aina uusimman laskun viitettä.

Maksajana: kaksi laskua samalla viitteellä

Kun saat kaksi laskua samalla viitteellä etkä ole varma, onko se tarkoituksellista:

• Maksa laskut erikseen, kumpikin omalla summallaan ja eräpäivällään. Näin

myyjä näkee kaksi suoritusta eikä yhtä summaa, jota pitäisi jakaa.

• Älä keksi viitettä itse äläkä muuta sitä. Väärä viite voi kohdistua

jonkun toisen saatavaan, ja pankki hyväksyy sen, jos tarkiste täsmää.

• Jos epäilet virhettä, kysy laskuttajalta ennen maksamista. Se on

nopeampi selvittää kuin väärin kohdistunut maksu.

Mitä viitenumero on ja mitä se ei ole

Viitenumero ei ole laskun numero, vaikka se usein muodostetaan siitä. Laskun numero on laskun tunniste, viitenumero maksun tunniste. Rakenneohjeen mukaan kotimainen viite on 4–20 numeroa, ja viimeinen numero on tarkiste, joka lasketaan muista numeroista. Pankki hylkää viitteen, jonka tarkiste ei täsmää, joten keksitty viite ei yleensä mene läpi, ja jos menee, se voi kuulua jollekulle toiselle.